GDPR

Informácie o spracovaní osobných údajov

Naša spoločnosť SMART účtovníctvo s. r. o., IČO 53 088 883, so sídlom Levočská 335/1, Stará Ľubovňa 064 01, Okresného súdu Prešov, Vložka číslo: 41925/P, je oprávnená vykonávať činnosť účtovných poradcov, vedenie účtovníctva, vedenie daňovej evidencie a daňové poradenstvo. Našimi klientmi môžu byť právnické osoby aj osoby fyzické. Osobnými údajmi sú však iba také údaje, ktoré sa viažu k fyzickej osobe.

Tento dokument obsahuje podrobné informácie o spracovaní osobných údajov zo strany našej spoločnosti, najmä:

aké osobné údaje naša spoločnosť spracováva;
za akým účelom to robí;
aké práva máte ako osoba, ku ktorej sa osobné údaje viažu (tj subjekt údajov), a ako tieto práva môžete uplatniť. 

Vedenie účtovníctva, mzdovej a daňovej agendy našich klientov

V rámci tejto činnosti zbierame a spracovávame osobné údaje klienta, pokiaľ ide o fyzickú osobu a osobné údaje zástupcov klienta, alebo jeho kontaktných osôb, pokiaľ ide o osobu právnickú. Osobné údaje získavame priamo zo zmluvy alebo od klienta iným spôsobom (prostredníctvom e-mailovej, písomnej či telefonickej komunikácie).

Spracovávame osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, titul, adresa, e-mailová adresa, telefón (u podnikateľov aj obchodnú firmu, IČO a sídlo). V prípade spracovania miezd či iných činností nevyhnutných na plnenie zmlúv môže ísť aj o ďalšie údaje, ako napr. dátum narodenia, rodné číslo, a pod.

Účelom spracovania osobných údajov je poskytovanie dojednaných služieb klientovi, najmä vedenie účtovníctva, spracovanie mzdovej agendy zamestnancov klienta, spracovanie a podanie daňových priznaní a ďalších podaní na príslušné úrady.

Právnym základom pre spracovanie je splnenie zmluvy, ktorú s našou spoločnosťou uzatvára klient – ​​fyzická osoba. V prípade klienta – právnickej osoby má naša spoločnosť oprávnený záujem na spracovaní osobných údajov jej zástupcov, inak by nebolo možné služby poskytovať.

Osobné údaje spracovávame na tento účel po dobu trvania zmluvy medzi klientom a našou spoločnosťou a po jej ukončení po dobu vyplývajúcu z právnych predpisov (najmä účtovných a daňových).

Naša spoločnosť v rámci tejto činnosti posiela informácie o klientovi príslušnému finančnému úradu a/alebo príslušnému súdu. Žiadne z týchto osobných údajov neodovzdáva naša spoločnosť do tretích krajín mimo EÚ.

Pri spracovaní osobných údajov naša spoločnosť:

• osobné údaje chránia, aby nedošlo k ich neoprávnenému použitiu či sprístupneniu osobám, ktoré nie sú oprávnené ich spracovávať;
• osobné údaje nezverejňuje, ak na to nemá súhlas dotknutej osoby;
• na spracovanie osobných údajov využíva služby spracovateľov – poskytovateľov IT systémov;
• pri spracovaní osobných údajov nedochádza k rozhodovaniu založenému výhradne na automatizovanom spracovaní, vrátane profilovania, ktoré by malo pre fyzickú osobu právne účinky alebo obdobné účinky, ktoré by sa jej obdobným spôsobom významne dotýkali. 

Pre vysvetlenie:

• automatizovaným individuálnym spracovaním taká operácia s osobnými údajmi, do ktorej žiadnym spôsobom nezasahuje človek;
• profilovanie predstavuje automatizované spracovanie osobných údajov smerujúcich k hodnoteniu určitých aspektov fyzickej osoby (napr. záujmov, preferencií, pohybu a pod.).

Práva dotknutej osoby v súvislosti so spracovaním jeho osobných údajov

Subjekt údajov má rôzne práva vyplývajúce najmä z článkov 15 až 22 všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 (známe aj pod skratkou „GDPR“). Na ich uplatnenie naša spoločnosť nižšie zhŕňa ich zoznam a obsah.

Všeobecne pre uplatnenie uvedených práv platí nasledujúce:

• Práva môžu byť uplatnené voči správcovi osobných údajov. Vo väčšine prípadov je naša spoločnosť pri poskytovaní služieb svojim klientom (kde dochádza k spracovaniu osobných údajov) v postavení spracovateľa, tj osoby, ktoré takéto spracovanie robí pre správcu a podľa jeho pokynov. Vo vyššie uvedených činnostiach však je v postavení správcu a fyzické osoby majú právo sa obracať pri uplatnení svojich práv priamo na našu spoločnosť.
• Pred vybavením žiadosti môžeme potrebovať overiť totožnosť žiadateľa. Toto opatrenie je dôležité z hľadiska ochrany, aby sme neposkytovali osobné údaje osobe, ktorej nepatria. Pokiaľ nám odmietne žiadateľ poskytnúť informácie pre overenie jeho totožnosti, nebudeme schopní žiadosti vyhovieť.
• Na žiadosť budeme reagovať bez zbytočného odkladu, najneskôr však do 1 mesiaca od obdržania žiadosti. V prípade, že žiadosť nebude v tejto lehote možné vybaviť, informujeme subjekt údajov v tejto lehote o predĺžení, ktoré nebude presahovať dva mesiace (tj maximálna lehota bude tri mesiace).
Na žiadosti reagujeme primárne elektronicky, tj prostredníctvom e-mailovej komunikácie. V konkrétnom prípade je možné komunikáciu prispôsobiť preferenciám subjektu údajov, ak nás vopred informuje.
• Všetky oznámenia a všetky úkony súvisiace s výkonom práv podľa článkov 15 až 22 GDPR robíme všeobecne bezplatne. V súlade s uvedeným nariadením sme však oprávnení v prípade, že by žiadosť bola neprimeraná (najmä z dôvodu jej opakovania), žiadať uhradenie nákladov spojených s poskytnutím požadovaných informácií alebo oznámení alebo s uskutočnením požadovaných úkonov; alebo odmietnuť žiadosti vyhovieť.
• Našu spoločnosť môžete za účelom výkonu Vašich práv kontaktovať na adrese [email protected].

Právo na prístup k osobným údajom

Fyzická osoba má právo získať informácie o tom, či spracúvame alebo nespracovávame jej osobné údaje. Ak sa spracúvajú jej osobné údaje, má tiež právo na prístup k nim a na informácie o spracúvaní. Na požiadanie poskytne naša spoločnosť tejto fyzickej osobe kópiu spracúvaných osobných údajov. Naša spoločnosť si môže za dodatočné kópie, ktoré si vyžiada, účtovať poplatok vo výške administratívnych nákladov. O výške takéhoto poplatku bude naša spoločnosť záujemcu vopred informovať. Pokiaľ by vydaním kópie osobných údajov mohli byť nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb, nebude kópia osobných údajov našou spoločnosťou poskytnutá.

Právo na opravu osobných údajov

Naša spoločnosť spracováva osobné údaje v dobrej viere, že ide o údaje presné a aktuálne. V prípade, že spracovávame nepresné alebo neúplné osobné údaje, má dotknutá osoba právo, aby sme takéto údaje na žiadosť opravili alebo doplnili.

Právo na výmaz osobných údajov

V prípadoch, keď:

a) osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené alebo inak spracované;
b) dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého boli osobné údaje spracovávané, a neexistuje žiadny ďalší právny dôvod na spracovanie;
c) dotknutá osoba vznesie námietky proti spracovaniu založenému na oprávnenom záujme alebo verejnom záujme a neexistujú žiadne prevažujúce oprávnené dôvody na spracovanie alebo proti spracovaniu na účely priameho marketingu;
d) osobné údaje boli spracované nezákonne;
e) osobné údaje musia byť vymazané na splnenie právnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na našu spoločnosť ako správca;
f) dotknutej osobe je 13 a viac rokov a jej/jej osobné údaje boli zhromaždené v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti na základe súhlasu, prípadne na základe súhlasu zákonného zástupcu (ak je mladší ako 13 rokov);

má subjekt údajov tzv. „právo byť zabudnutý“, teda právo na výmaz svojich osobných údajov.

Upozorňujeme, že existujú situácie, v ktorých toto právo dotknutej osoby nepatrí, najmä ak je spracovanie osobných údajov nevyhnutné na určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov a pod. Prehľad výnimiek obsahuje článok 15 ods. 3 GDPR.

Právo na obmedzenie spracovania osobných údajov

V nižšie opísaných prípadoch dotknutej osobe patrí právo na obmedzenie spracovania jeho/jej osobných údajov:

a) ak popiera presnosť osobných údajov, potom naša spoločnosť obmedzí spracovanie na dobu potrebnú na to, aby sme ich presnosť overili;
b) ak je spracovanie osobných údajov protiprávne, ale dotknutá osoba žiada namiesto výmazu o obmedzenie ich použitia;
c) ak naša spoločnosť osobné údaje už nepotrebuje na účely spracovania, ale dotknutá osoba ich žiada na určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov;
d) pokiaľ subjekt údajov vznesie námietky proti spracovaniu založenom na oprávnenom záujme, potom bude spracovanie obmedzené na dobu, kým nebude overené, či oprávnené dôvody našej spoločnosti neprevažujú nad oprávnenými dôvodmi subjektu údajov uvedenými v námietke.

V dobe obmedzenia spracovania budeme osobné údaje spracovávať iba na základe súhlasu subjektu údajov s takýmto spracovaním. Obmedzenie sa nevzťahuje na uloženie osobných údajov, alebo na ich spracovanie z dôvodu určenia, výkonu alebo obhajoby právnych nárokov, z dôvodu ochrany práv inej fyzickej alebo právnickej osoby alebo z dôvodov dôležitého verejného záujmu.

Pred obnovením spracovania osobných údajov budeme subjekt údajov vopred informovať. 

Právo na prenositeľnosť údajov

V prípadoch, keď naša spoločnosť:

• automatizovane spracováva osobné údaje,
• tieto osobné údaje nám poskytol subjekt údajov,
• také spracovanie je založené na súhlase subjektu údajov alebo vyplýva z plnenia zmluvy, ktorej je stranou,

má subjekt údajov právo získať svoje osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Ďalej má právo predať tieto osobné údaje inému správcovi. Pokiaľ je to technicky možné a bude to subjekt údajov od našej spoločnosti požadovať, odovzdá naša spoločnosť jeho/jej osobné údaje priamo určenému správcovi.

Pre vylúčenie pochybností uvádzame, že pre uplatnenie práva prenositeľnosti musia byť splnené všetky vyššie uvedené podmienky súčasne.

Právo vzniesť námietku

Právo vzniesť námietku má subjekt údajov v prípade, že jeho/jej osobné údaje spracovávame na základe oprávneného záujmu (nášho alebo tretej osoby) alebo vo verejnom záujme. V prípade námietky nebudeme osobné údaje spracovávať, ibaže máme pre takéto spracovanie závažné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad záujmami subjektu údajov alebo právami a slobodami, alebo pre určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov. O takýchto oprávnených dôvodoch alebo nárokoch budeme subjekt údajov informovať.

V prípadoch, keď osobné údaje spracovávame na účely priameho marketingu, vrátane profilovania na tento účel, môžete námietku vzniesť kedykoľvek.

Na základe takej námietky už osobné údaje na tieto účely nebudeme spracovávať.

Právo podať sťažnosť na dozornom úrade

Vo veci spracovania osobných údajov sa môžete obrátiť na príslušný dozorný úrad v členskom štáte EÚ.